Проекты 2009 года 

 

Приобретение и внедрение программного продукта обеспечения единого электронного документооборота между муниципальными районами и органами государственной власти Правительства Самарской области

1. Актуальность

Основным каналом обмена информацией между органами исполнительной власти и местного самоуправления в Самарской области на сегодняшний момент является автоматизированная информационная система документооборота и делопроизводства (АИС ДД). Она включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом. Особенностью системы является большое количество пользователей, которые работают в ней как в территориально удаленных подразделениях, так и в областной столице. Система установлена в Аппарате Правительства Самарской области, у большинства сотрудников органов исполнительной власти Самарской области.

Плюсы перехода на электронный документооборот:

Уменьшение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшение времени на передачу документов между подразделениями.

Процессы движения документов в системе АИС ДД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).

Ведение единых отчетных и аналитических форм позволяет перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).

На любом этапе работы с электронным документом в системе АИС ДД есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены ЭЦП, или какие изменения были внесены в электронный документ на любом этапе его жизненного цикла. Самое важное в этом процессе то, что после каждого такого изменения без труда можно определить, кем оно было сделано. Делается это путем вывода листа проверки ЭЦП.

За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов.

2. Цели и задачи

Создание единого электронного документооборота между органами местного самоуправления и органами исполнительной власти Самарской области позволяет решить такие задачи как:

  • поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
  • выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
  • рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;
  • создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
  • поиск документов по содержанию и реквизитам;
  • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
  • ведение единой базы организаций и контактных лиц;
  • обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.

3. Результаты

С целью повышения эффективности автоматизации АИС ДД в 2009 году была проведена работа по обучению пользователей системы в районах и сельских поселениях, включившая в себя основные знания и навыки работы с компьютером. Для обеспечения защиты персональных данных каждому участнику ЭМД был вручен уникальный ключ с электронной цифровой подписью (ЭЦП), который используется при:

  • визировании, согласовании, редактировании и утверждении документа;
  • наложении резолюции на документ;
  • ознакомлении с документом;
  • преобразовании документа из бумажного в электронный формат (верификация).

Все органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Самарской области получили возможность находиться в едином информационном пространстве. Введена единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях Правительства Самарской области и органах местного самоуправления. Унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.

В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.