Проекты 2009 года 

 

Выполнение работ по развитию автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства Правительства Самарской области

1. Актуальность

Автоматизированная информационная система документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД) эксплуатируется в Правительстве Самарской области с 2003 года.

Основные преимущества электронного документооборота и делопроизводства:

- АИС ДД включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в режиме реального времени;

- Функциональные возможности системы позволяют подключаться к ней большому количеству пользователей, которые работают в ней как в территориально удаленных подразделениях, так и в областной столице;

- Система установлена в Аппарате Правительства Самарской области, в органах исполнительной власти Самарской области, а также в муниципальных учреждениях, которые осуществляют сбор документов и поручений, а также еженедельное планирование своей деятельности

Плюсы перехода на электронный документооборот:

  • Уменьшение сроков согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшение времени на передачу документов между подразделениями.
  • Процессы движения документов в системе АИС ДД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).
  • Ведение единых отчетных и аналитических форм позволяет перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
  • За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов.

На любом этапе работы с электронным документом в системе АИС ДД есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены ЭЦП, или какие изменения были внесены в электронный документ на любом этапе его жизненного цикла. Самое важное в этом процессе то, что после каждого такого изменения без труда можно определить, кем оно было сделано. Делается это путем вывода листа проверки ЭЦП.

2. Цели и задачи

Развитие АИС ДД позволит решить следующие задачи:

  • поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях их жизненного цикла;
  • выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
  • создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
  • поиск документов по содержанию и реквизитам;
  • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
  • ведение единой базы организаций и контактных лиц;
  • обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах исполнительной власти.

3. Результаты

С целью повышения эффективности использования АИС ДД в 2009 году была проведена работа по обучению пользователей системы, включившая в себя основные знания и навыки работы с ней. Для обеспечения защиты персональных данных каждому участнику электронного документооборота был вручен уникальный ключ с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Была осуществлена:

  • поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях их жизненного цикла;
  • выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
  • создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
  • поиск документов по содержанию и реквизитам;
  • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
  • ведение единой базы организаций и контактных лиц;
  • обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах исполнительной власти.

В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.

Все органы исполнительной власти Самарской области получили возможность находиться в едином информационном пространстве. Введена единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях: органов исполнительной власти, Аппарата Правительства Самарской области. Унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.