Электронный архив 

 

Создание подсистемы «Электронный читальный зал Центрального государственного архива Самарской области»

1. Актуальность внедрения

В реестр государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти Самарской области и подведомственными им организациями (постановление Правительства Самарской области от 17.02.2010 № 52) внесены услуги «Информационное обслуживание пользователей в читальных залах государственных архивов Самарской области на основе документов архивного фонда Самарской области», «Исполнение социально-правовых запросов граждан Российской Федерации» и «Исполнение тематических, генеалогических и биографических запросов».

Поток обращений к ретроспективной информации Архивного фонда Самарской области со стороны органов власти, организаций, учреждений и физических лиц постоянно возрастает. Очевидно, что работа с документами в традиционной форме в условиях возрастающего потока социально-правовых и тематических запросов и постоянного увеличения объема архивных фондов будет осложняться следующими факторами:

  • значительные затраты времени на выполнение основных технологических архивных процедур приемки, сортировки, регистрации и поиска документов и дел, их возврата в архивы, подготовки отчетных и ведения учетных документов архивов;
  • отсутствие возможности использования документов и дел одновременно несколькими потребителями (как сотрудниками архивов, так и посетителями читальных залов архивов);
  • высокая вероятность утери и порчи документов и дел, их быстрого обветшания;
  • влияние человеческого фактора (проблемы поиска документов и дел, возникающие при смене сотрудников архива и т.п.);
  • большие площади, занимаемые традиционным архивом под размещение картотек, папок, копировальных устройств и т.п.;
  • увеличение финансовых затрат на обеспечение деятельности архивов.

Все эти сложности подтолкнули Управление государственной архивной службы Самарской области (далее – Управление) к объединению теоретических и практических разработок по развитию архивного дела с новейшими информационными технологиями (оцифровка архивных фондов, создание ИПС, обеспечение доступа к документам в режиме on-line по каналам связи, в т.ч. через Internet). В качестве проекта, связанного с оказанием государственных услуг в электронном виде Управлением была внедрена подсистема «Электронный читальный зал Центрального государственного архива Самарской области» автоматизированной системы управления архивным делом в Самарской области.

2. Цели и задачи

Целью проекта является повышение эффективности деятельности Центрального государственного архива Самарской области по удовлетворению потребности пользователей в ретроспективной архивной информации посредством автоматизации процессов ее хранения, обработки, поиска и использования.

Задачи подсистемы:

  • повышение эффективности работы ГУСО ЦГАСО в части предоставления услуг гражданам и организациям через региональный портаол государственных и муниципальных услуг Самарской области;
  • обеспечение сохранности документов Архивного фонда Самарской области, находящихся на хранении в ГУСО ЦГАСО, за счет создания фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота оригиналов особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями;
  • сокращение сроков исполнения обращений граждан и организаций в ГУСО ЦГАСО.
  • 3. Результаты

    Создание подсистемы «Электронный читальный зал Центрального государственного архива Самарской области» стал первым шагом в реализации идеи создания электронного архива и автоматизированной системы управления архивным делом в Самарской области, что, в свою очередь, позволило обеспечить:

  • надежное долговременное хранение документов, исключающее их утрату или повреждение;
  • поиск и обработку документов на основе современной технологии работы с электронными образами документов;
  • удобный пользовательский интерфейс, предназначенный для работы пользователей с электронным архивом Самарской области;
  • снижение трудозатрат на подготовку отчетной и ведение учетной документации архивов;
  • снижение трудозатрат и материальных ресурсов на изготовление копий документов;
  • минимальное время предоставления документа пользователю (секунды);
  • минимальное время сбора необходимой информации архивистом для формирования архивных справок по социально-правовым запросам;
  • оперативный регламентируемый доступ пользователей к информационным ретроспективным ресурсам;
  • возможность использования объединенных информационных ресурсов различных архивных фондов при подготовке публикаций, проведении выставок, семинаров и т.п.;
  • фиксацию физического состояния бумажных документов на уровне, соответствующем времени их перевода в электронный вид, и возможность некоторого улучшения качества электронного образа документа по сравнению с бумажным оригиналом за счет удаления посторонних линий, пятен и т.п.;
  • возможность интеграции электронного архива Самарской области с внешними АИС на основе оперативного доступа к автоматизированной системе;
  • возможность существенного расширения перечня архивных услуг предоставляемых на платной основе.